Що таке аванс і чому він важливий
Аванс – це частина заробітної плати, яку працівник отримує за першу половину місяця, зазвичай із 1-го по 15-те число. В Україні виплата авансу є обов’язковою згідно з трудовим законодавством, і вона допомагає працівникам покривати поточні витрати до отримання основної зарплати. Аванс не лише підтримує фінансову стабільність, а й демонструє відповідальність роботодавця перед працівниками. Правильне нарахування авансу – це запорука дотримання закону та уникнення штрафів від трудової інспекції.
Нарахування авансу може здаватися простим, але воно включає розрахунок суми, облік податків і внесків, а також дотримання чітких термінів. У цій статті ми розберемо, як правильно нараховувати аванс у 2025 році, які податки з нього утримуються, як вести облік і що робити в нестандартних ситуаціях. Це практичний гайд для роботодавців, бухгалтерів і працівників, які хочуть розібратися в деталях.
Законодавча основа нарахування авансу
Виплата авансу регулюється Кодексом законів про працю України (КЗпП) та Законом України «Про оплату праці». Основні вимоги такі:
- Частота виплат. Заробітна плата виплачується не рідше двох разів на місяць із проміжком не більше 16 календарних днів (ч. 1 ст. 115 КЗпП).
- Терміни. Аванс за першу половину місяця (1-15 число) має бути виплачений не пізніше 7 днів після закінчення цього періоду, тобто з 16-го по 22-ге число. Якщо день виплати припадає на вихідний чи святковий, виплата здійснюється напередодні.
- Мінімальний розмір. Аванс не може бути меншим за оплату фактично відпрацьованого часу, розраховану на основі посадового окладу чи тарифної ставки (ч. 3 ст. 115 КЗпП).
Ці правила стосуються всіх працівників, незалежно від форми оплати праці (почасова, відрядна) чи типу установи (бюджетна, комерційна). Наприклад, якщо працівник відпрацював лише частину першої половини місяця, аванс розраховується пропорційно відпрацьованим дням. Недотримання цих вимог може призвести до штрафів від Держпраці, які у 2025 році можуть сягати десятків тисяч гривень.
Як розрахувати суму авансу
Розрахунок авансу залежить від посадового окладу, фактично відпрацьованого часу та умов, зазначених у колективному договорі. Ось основні кроки для правильного нарахування.
Крок 1: Визначте базу для розрахунку
Аванс розраховується на основі посадового окладу або тарифної ставки працівника. Надбавки, премії чи доплати (наприклад, за вислугу чи інтенсивність) не включаються, оскільки вони нараховуються за підсумками місяця. Якщо оклад нижчий за мінімальну зарплату, аванс усе одно базується на окладі, без урахування доплати до «мінімалки».
Формула для мінімального розміру авансу:
Аванс = (Оклад ÷ Норма робочих днів у місяці) × Відпрацьовані дні з 1 по 15 число
Норма робочих днів залежить від графіка (наприклад, 5-денний робочий тиждень). Відпрацьовані дні беруться з табеля обліку робочого часу за першу половину місяця.
Крок 2: Врахуйте відпрацьований час
До розрахунку включаються лише фактично відпрацьовані дні чи години (для погодинної оплати). Важливі нюанси:
- Відпустки чи лікарняні. Дні відпустки чи тимчасової непрацездатності не вважаються відпрацьованими і не враховуються в авансі.
- Відрядження. Дні відрядження вважаються відпрацьованими, оскільки оплачуються за середнім заробітком або окладом.
- Неповний місяць. Якщо працівника прийняли на роботу, наприклад, з 6-го числа, аванс розраховується лише за відпрацьовані дні з 6-го по 15-те.
Крок 3: Визначте відсоток авансу
Колективний договір може встановлювати фіксований відсоток авансу, наприклад, 50% чи 60% від окладу. Це гарантує, що сума авансу буде не меншою за мінімальну вимогу законодавства незалежно від кількості робочих днів. Наприклад, якщо оклад 10 000 грн, а аванс установлено на рівні 50%, працівник отримає щонайменше 5 000 грн (до вирахування податків).
Приклад розрахунку авансу
Припустимо, працівник має оклад 12 000 грн. У червні 2025 року 20 робочих днів, із яких із 1 по 15 червня – 10 робочих днів, усі відпрацьовані.
Розрахунок: (12 000 грн ÷ 20 робочих днів) × 10 відпрацьованих днів = 6 000 грн.
Якщо колективний договір передбачає аванс 60% від окладу, то: 12 000 грн × 0,6 = 7 200 грн. У цьому разі виплачується більша сума, оскільки вона перевищує мінімальну вимогу.
Якщо працівник відпрацював лише 5 днів через відпустку, то: (12 000 грн ÷ 20) × 5 = 3 000 грн.
Цей приклад показує, як важливо враховувати відпрацьований час і внутрішні правила компанії.
Оподаткування авансу: ПДФО, військовий збір і ЄСВ
Аванс підлягає оподаткуванню, як і основна зарплата. Податки та внески сплачуються в день виплати авансу, навіть якщо в бухгалтерському обліку аванс не нараховується. Ось як це працює.
Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО)
ПДФО утримується з авансу за ставкою 18%. Податкова соціальна пільга (ПСП) до авансу не застосовується, оскільки вона враховується лише за підсумками місячної зарплати.
Формула для ПДФО:
ПДФО = Сума авансу × 18%
Наприклад, якщо аванс 6 000 грн, ПДФО = 6 000 × 0,18 = 1 080 грн.
Військовий збір (ВЗ)
Військовий збір утримується за ставкою 1,5% (у 2025 році ставка може залишитися 5% залежно від законодавчих змін).
ВЗ = Сума авансу × 1,5% (або 5%)
Для авансу 6 000 грн: ВЗ = 6 000 × 0,015 = 90 грн (за ставкою 1,5%).
Єдиний соціальний внесок (ЄСВ)
ЄСВ нараховується на суму авансу за ставкою 22%. Якщо серед працівників є особи з інвалідністю, для них застосовується знижена ставка (8,41%). ЄСВ сплачується одночасно з виплатою авансу.
ЄСВ = Сума авансу × 22%
Для авансу 6 000 грн: ЄСВ = 6 000 × 0,22 = 1 320 грн.
Важливо: вимога про сплату ЄСВ із мінімальної зарплати не застосовується до авансу, оскільки це не повна місячна виплата.
Чистий аванс
Сума, яку працівник отримує «на руки», розраховується так:
Чистий аванс = Аванс – ПДФО – ВЗ
Для авансу 6 000 грн: 6 000 – 1 080 (ПДФО) – 90 (ВЗ) = 4 830 грн.
ЄСВ сплачує роботодавець, тому він не вираховується із суми працівника.
Бухгалтерський облік авансу
На практиці аванс зазвичай не нараховується в бухгалтерському обліку, а лише відображається як виплата. Це спрощує облік і дозволяє уникнути перерахунку ПДФО, якщо працівник має право на ПСП за підсумками місяця.
- Виплата авансу. Відображається в бухгалтерії як перерахування коштів на картку працівника або видача готівки. Наприклад, проводка: Дт 661 (Розрахунки з працівниками) – Кт 311 (Рахунки в банку).
- Податки та внески. Сплату ПДФО, ВЗ і ЄСВ відображають у день виплати, але без нарахування в обліку. Наприклад, ПДФО: Дт 661 – Кт 641.
- Нарахування зарплати. Повна зарплата нараховується наприкінці місяця на основі табеля обліку робочого часу, із урахуванням виплаченого авансу.
Хоча нарахування авансу в бухобліку не є помилкою, це менш зручно, оскільки може вимагати коригування податків. Більшість бухгалтерів обирають спрощений підхід, відображаючи лише виплату.
Терміни виплати авансу
Згідно зі ст. 115 КЗпП, аванс виплачується в період із 16-го по 22-ге число поточного місяця. Точна дата фіксується в колективному договорі чи наказі роботодавця. Наприклад:
- 16-е число – популярна дата для бюджетних установ, оскільки вона збігається з початком періоду виплати.
- 22-е число – максимальний термін, після якого виплата вважатиметься порушенням.
Якщо дата виплати припадає на вихідний, аванс перераховується в останній робочий день перед ним. Наприклад, якщо 16 червня – неділя, виплата має бути 14 червня (п’ятниця).
Особливості нарахування авансу в нестандартних ситуаціях
Іноді обставини ускладнюють стандартний розрахунок авансу. Ось як діяти в таких випадках.
Працівник у відпустці чи на лікарняному
Якщо працівник перебував у відпустці чи на лікарняному з 1 по 15 число, аванс не нараховується, оскільки ці дні не вважаються відпрацьованими. Однак, якщо відпустка часткова (наприклад, 5 днів), аванс розраховується за решту відпрацьованих днів.
Відрядження
Дні відрядження включаються до розрахунку авансу, оскільки вони оплачуються. Наприклад, якщо працівник відпрацював 8 днів і 2 дні був у відрядженні, аванс розраховується за 10 днів.
Сумісники
Сумісники отримують аванс на тих самих умовах, що й основні працівники, пропорційно відпрацьованому часу за їхнім окладом.
Відмова від авансу
Якщо працівник пише заяву про відмову від авансу, роботодавець усе одно зобов’язаний його розрахувати і виплатити. Для готівкових виплат сума авансу оприбутковується в касі, а через три робочі дні депонується для виплати разом із основною зарплатою. Для безготівкових – аванс перераховується на картку.
Цікаві факти про аванс
🌟 Цікаві факти про аванс
Аванс – це не просто гроші, а частина трудової культури з цікавою історією!
– В Україні обов’язкова виплата авансу закріплена з радянських часів, коли держава контролювала регулярність зарплат.
– У деяких країнах, як-от США, аванси не є обов’язковими, і працівники отримують зарплату раз на два тижні чи місяць.
– У бюджетних установах аванс часто становить 50-60% окладу, щоб забезпечити фінансову стабільність працівників.
– Законодавство України дозволяє виплачувати зарплату частіше, ніж двічі на місяць, але рідше – заборонено.
Цікаво: у 2018 році Мінсоцполітики офіційно підтвердило, що перша половина місяця – це завжди 1-15 число, незалежно від кількості днів у місяці!
Ці факти підкреслюють, що аванс – це не лише фінансовий інструмент, а й спосіб піклування про працівників. Розуміючи його механіку, ви зможете уникнути помилок і забезпечити комфортну співпрацю.
Типові помилки при нарахуванні авансу
Нарахування авансу здається простим, але помилки можуть призвести до штрафів або незадоволення працівників. Ось що варто уникати.
- Недостатня сума. Виплата авансу нижче оплати за відпрацьований час порушує ст. 115 КЗпП і може спричинити штраф до 3 мінімальних зарплат.
- Пропуск податків. Несплата ПДФО, ВЗ чи ЄСВ у день виплати авансу – це порушення, яке привертає увагу податкової.
- Включення премій. Додавання надбавок чи премій до авансу ускладнює розрахунок і може призвести до переплати податків. Аванс базується лише на окладі.
- Невчасна виплата. Затримка авансу після 22-го числа вважається порушенням трудового законодавства.
Щоб уникнути проблем, завжди перевіряйте табель обліку робочого часу, переконайтеся, що податки сплачені, і дотримуйтесь термінів. Наприклад, помилка в даті виплати може коштувати компанії штрафу від Держпраці, а працівнику – фінансових незручностей.
Як спростити нарахування авансу
Щоб зробити процес швидшим і точнішим, використовуйте ці поради.
- Автоматизація. Спеціалізовані програми, як-от FIT-Бюджет чи 1С, автоматично розраховують аванс, податки та формують платіжні відомості.
- Чіткий колективний договір. Зазначте фіксований відсоток авансу (наприклад, 60%), щоб спростити розрахунки для всіх місяців.
- Табель обліку. Ведіть точний облік відпрацьованих днів, щоб уникнути помилок у розрахунках. Використовуйте затверджену форму табеля (наказ Держкомстату №489).
- Консультації. Якщо виникають складнощі, звертайтесь до бухгалтерських сервісів, як-от LIGA360, які надають роз’яснення та калькулятори.
Автоматизація та чіткі правила економлять час і знижують ризик помилок. Наприклад, програма може автоматично вирахувати ПДФО та ЄСВ, а ви лише перевірите результат.